La mediazione telematica, che già era conosciuta come alternativa procedurale alle mediazioni volontarie in presenza, è diventata di enorme importanza durante l'epidemia legata alla diffusione del Covid-19, permettendo di sbloccare le procedure c.d. obbligatorie ex D.Lgs. 28/2010 che si erano arenate a seguito dei divieti di spostamento introdotti dalla legislazione emergenziale.
Si è quindi assistito a un vero e proprio boom delle mediazioni in videoconferenza, il cui utilizzo è continuato anche dopo la fine del periodo emergenziale. In questi anni abbiamo avuto modo di apprezzare la indubbia comodità di questa procedura (risparmi in termini di tempo e di costi di spostamento, ad esempio in quei casi in cui la competenza territoriale risulta svantaggiosa per una delle parti), ma è altrettanto evidente che qualcosa si perde in termini di efficacia del procedimento, soprattutto in quei casi nei quali la presenza fisica del mediatore si rivelerebbe importante al fine di agevolare le parti nell'individuazione dell'accordo di conciliazione.
La riforma Cartabia, nel riscrivere in alcune parti il D.Lgs. 28/2010, ha introdotto una disposizione ex novo, l'art. 8-bis, istituzionalizzando di fatto l'istituto della mediazione telematica e disciplinandone alcuni aspetti particolari, non senza dar vita alle ennesime e defatiganti problematiche interpretative.
Gli incontri in videoconferenza.
L'art. 8-bis del D.Lgs. 28/2010 dispone che gli incontri di mediazione si possono svolgere con collegamento audiovisivo da remoto. La richiesta in tal senso è sufficiente provenga da una delle parti, non necessariamente dall'istante, senza necessità del previo consenso delle stesse.
Per cui ciascuna parte può ottenere dal responsabile dell'organismo di mediazione di poter partecipare da remoto o in presenza.
Si deve pertanto concludere che devono intendersi ammesse le c.d. mediazioni miste, ossia quelle in cui alcune parti partecipano in presenza e altre da remoto, all'intera procedura o a una parte di essa. I sistemi di collegamento audiovisivo utilizzati devono ovviamente assicurare la contestuale, effettiva e reciproca udibilità e visibilità delle persone collegate.
Mediazioni in via telematica e controversie condominiali
La forma degli atti della procedura.
Quello che cambia in caso di mediazione telematica è sicuramente la forma degli atti. L'art. 8-bis del D.Lgs. 28/2010 dispone che, quando la mediazione si svolge in modalità telematica, ciascun atto del procedimento è formato e sottoscritto nel rispetto delle disposizioni del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al D.Lgs. 82/2005, e può essere trasmesso a mezzo posta elettronica certificata o con altro servizio di recapito certificato qualificato.
A conclusione della mediazione il mediatore forma un unico documento informatico, in formato nativo digitale, contenente il verbale e l'eventuale accordo e lo invia alle parti e ai loro difensori per la sottoscrizione mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata.
Pare evidente che per poter formare un unico documento informatico in formato nativo digitale, comprensivo del verbale e dell'accordo di conciliazione, sia necessario ritrascrivere nel verbale le clausole dell'accordo, non potendosi semplicemente allegare al verbale il file pdf di quest'ultimo.
Occorre inoltre evidenziare che in questo modo il mediatore, che tradizionalmente restava fuori dalle vicende legate alla formalizzazione dell'accordo di conciliazione, ora di fatto sottoscrive anche quest'ultimo, per quanto al mero fine di certificare il raggiungimento dell'accordo che gli è stato comunicato dalle parti.
Si deve ritenere che queste saranno le formalità da seguire anche nel caso di c.d. mediazioni miste, essendo sufficiente che una delle due parti opti per la partecipazione telematica perché il mediatore sia obbligato a redigere il verbale in formato nativo digitale e a farlo sottoscrivere dalle parti sempre digitalmente.
Tutti i partecipanti devono quindi essere dotati di un dispositivo di firma digitale. Per sopperire alla probabile mancanza di un tale dispositivo in capo alle parti persone fisiche, gli organismi di mediazione si stanno attrezzando con soluzioni tecnologiche ad hoc. Paiono infatti non più percorribili, per le mediazioni c.d. obbligatorie, soluzioni alternative, quale quella di far sottoscrivere alle parti un documento cartaceo, successivamente trasformato in un file pdf e sottoscritto digitalmente dai loro difensori.
Il documento informatico, una volta sottoscritto digitalmente, deve essere inviato al mediatore, che lo firma a sua volta digitalmente e lo trasmette alle parti, agli avvocati, ove nominati, e alla segreteria dell'organismo.
La conservazione e l'esibizione dei documenti del procedimento di mediazione svolto con modalità telematiche dovranno infine avvenire, a cura dell'organismo di mediazione, in conformità all'art. 43 del D.Lgs. n. 82/2005. Le parti potranno quindi sempre chiedere all'organismo un'ulteriore copia del verbale e dell'eventuale accordo allegato.
